Durant la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises se sont adaptées à un nouveau mode de travail à distance et ont découvert l'utilité des outils collaboratifs en ligne. Si Microsoft 365 figure parmi les solutions populaires (notamment avec Teams), Google Workspace n'est pas en reste. Adaptée au monde de l'entreprise, la solution de Google déploie certaines fonctionnalités pour le grand public, et ce, tout à fait gratuitement.

Le grand public connaît et utilise déjà depuis longtemps plusieurs applications gratuites qui sont offertes dans Google Workspace pour les professionnels. Ce sont, entre autres, la messagerie Gmail et la suite bureautique en ligne qui comprend Docs (équivalent de Word chez Microsoft), Sheets (feuilles de calcul comme Microsoft Excel) et Slides (PowerPoint). Qui ne connaît pas également Google Drive pour le stockage de ses fichiers ?

Mais Google Workspace, une plateforme professionnelle destinée aux entreprises, est bien plus que cela. Elle comprend plusieurs outils axés sur le travail collaboratif et la communication. Certains de ces outils réservés aux abonnements payants sont désormais offerts au grand public.

Bienvenue à la visioconférence et aux salons collaboratifs pour tous

À l'automne 2020, Google présentait un changement de stratégie pour sa plateforme jusqu'alors nommée « G Suite » (lire G Suite devient Google Workspace). Outre un changement de nom, elle arborait un nouveau logo modernisé pour chacune de ses applications. Enfin, et c'est là le plus important pour la nouveauté actuelle, Google avait intégré et centralisé ses différents outils de collaboration dans l'interface de Gmail. Ce sont notamment Chat (messagerie instantanée), Meet (visioconférence) et les salons de discussion.

Google Meet
Meet, l'une des apps de collaboration WorkSpace

Aujourd'hui, c'est à cette interface unifiée et collaborative de Gmail que le grand public a accès gratuitement. La plateforme fait penser à Teams de Microsoft par la relation entre les divers outils de collaboration. On peut par exemple créer des espaces sécurisés de travail collaboratif dans lesquels on peut partager et prévisualiser des fichiers (Google Drive et Google Docs) et ajouter des tâches attribuées à des membres en particulier, le tout sans jamais quitter Gmail.

L'ensemble des outils est assisté de l'intelligence artificielle de Google qui propose notamment des suggestions intelligentes. Ces dernières permettent par exemple de trouver plus rapidement des fichiers au bon moment lors des discussions d'équipe, ou d'ajouter rapidement les bons destinataires (via les @ mentions) lorsqu'on rédige un message de groupe dans Gmail ou prépare une invitation à une réunion dans un agenda partagé.

Comment avoir accès à Workspace depuis son compte personnel ?

Comme l'a annoncé Google, ces nouvelles fonctionnalités sont offertes à quiconque possède un compte Google. Si vous souhaitez profiter des nouvelles fonctionnalités issues de Workspace à partir de votre Gmail personnel, il faut activer simplement Google Chat dans les paramètres de la messagerie.

Dans votre navigateur Web, ouvrez Gmail. Cliquez sur l'icône de roue dentée en haut à droite, puis sur le bouton « Voir tous les paramètres ».

Accès aux paramètres Gmail

Cliquez sur la section « Clavardage et réunions » (ou dans certaines régions c'est plutôt « Discussions et visioconférences »). Enfin, cochez l'option « Google Chat ». Un message de bienvenue sur la plateforme vous sera affiché. Il ne faut pas oublier ensuite d'enregistrer les modifications.

Activation Google Chat dans Gmail

Vous pouvez aussi accéder aux fonctionnalités de collaboration depuis l'application mobile de Gmail (Android et iOS). Tapez sur le menu en haut à gauche, sélectionnez le compte à utiliser, puis cochez l'option « Afficher les onglets Chat et Salons » dans la section « Général ». L'option est en cours de déploiement.

Activation de Workspace sur Gmail Android
Workspace dans Gmail sur Android
Workspace dans Gmail sur Android

Des nouveautés et améliorations à venir dans Workspace

Dans son article de blogue, Google a annoncé d'autres changements à venir au cours de l'été. D'abord, l'interface actuelle de Gmail et de son ensemble collaboratif sera simplifiée de manière à la rendre plus flexible. J'imagine qu'elle ressemblera davantage à cette image officielle de Google (l'interface est quelque peu différente dans mon Gmail actuel, même avec Workspace activé) :

Nouveau Google Workspace

Ensuite, les salons (ou salles) seront renommés « Google Spaces ». Ceux-ci accueilleront de nouvelles fonctionnalités telles que l'agrégation thématique de fils de discussion, les indicateurs de présence, les statuts personnalisés, les réactions expressives et une vue condensée.

De plus, Google proposera bientôt un nouvel abonnement payant baptisé « Google Workspace Individual » destiné principalement aux entrepreneurs. Basée sur la suite d'applications Google Workspace, désormais accessible à tous, cette solution « intègre des fonctionnalités premium, dont des services de réservation intelligents Smart Bookings, des visioconférences professionnelles, le marketing personnalisé par courriel, et bien d'autres fonctionnalités à venir ».

Le nouvel abonnement payant, offert au tarif de 9,99 $ / mois, sera déployé dans six pays : États-Unis, Canada, Mexique, Brésil, Australie et Japon.